Получаемая в процессе статистического наблюдения информация об отдельных единицах статистической совокупности характеризует их, как правило, с различных сторон. Например, при изучении торговли района собранные статистические данные о коммерческой деятельности отдельных торговых предприятий содержат соответствующую оценку работы каждого из них. Однако обобщающую характеристику по торговым предприятиям в целом можно получить, систематизируя и обобщая полученную информацию, а также сводку, являющуюся второй стадией статистического исследования в процессе которого осуществляется научная обработка собранного материала. В результате этого этапа индивидуальные данные превращаются в упорядоченную систему статистических показателей, дающих возможность в целом оценить коммерческую деятельность торговых предприятий, выявить закономерности их развития.

Таким образом, статистическая сводка -— систематизация -единичных фактов, позволяющая перейти к обобщающим показателям, относящимся ко всей изучаемой совокупности и ее частям, и осуществлять анализ и прогнозирование изучаемых явлений и процессов.

Применение соответствующих приемов статистической сводки обусловлено характером и формами развития изучаемых явлений. С их изменением должны видоизменяться и способы осуществления статистической сводки. Переход на рыночную экономику объективно меняет подходы и ко второй стадии статистического исследования.

Статистические сводки различаются по ряду признаков по сложности построения, месту проведения и способу разработки материалов статистического наблюдения.

По сложности построения сводка может представлять прежде всего общие итоги по изучаемой совокупности в целом без какой-либо предварительной собранного материала. Она определяет общий размер изучаемого явления по заданным показателям. Это так называемая простая сводка. Она может быть вспомогательной, если содержащаяся в ней информация, используется в дальнейшем для углубленного статистической совокупности.

Однако сбор сведений и итоговое их обобщение могут иметь самостоятельное значение. Ценность этого вида сводки возрастает в условиях рыночной экономики, поскольку итоговые, по основным показателям могут быть получены быстро и служить основой для принятия оперативных управленческих решений, связанных со сложившейся по. конкретным товарам конъюнктурой рынка. Так, нередко в коммерческой деятельности обобщенные данные в целом, например о состоянии товарных запасов, поступлении в реализацию отдельных товаров, о выполнении поставщиками своих договорных обязательств, имеют первостепенное значение для обеспечения нормального торгово-закупочного процесса, внесения необходимых корректив в его осуществление.

Статистическая сводка в широком ее понимании предполагает систематизацию и группировку цифровых данных, характеристику образованных групп системой показателей, подсчет соответствующих итогов и представление результатов сводки в виде таблиц, графиков.

Выделение однородных в социально-экономическом отношении групп является основой статистической сводки исходной информации, непременным условием ее научной разработки и практического использования в коммерческой работе.

Вся многогранная и сложная работа по статистической сводке исходной информации -подразделяется на следующие этапы:

1) формулировка задачи сводки на основе целей статистического исследования;

2) формирование групп и подгрупп, определение группировочных признаков, числа групп и величины интервала. Решение вопросов, связанных с осуществлением группировки, включая выделение существенных признаков, установление специализированных интервалов, построение комбинированных группировок;

3) осуществление технической стороны сводки, т.е. проверка полноты и качества собранного материала, подсчет различных итогов и исчисление необходимых показателей для характеристики всей совокупности и ее частей.

Статистическая сводка осуществляется по специально составленной программе, содержание которой в большинстве своем отражается в системе макетов разработочных таблиц, позволяет получать данные по многим признакам и охарактеризовать объект, его отдельные части многочисленными показателями. В программе также указываются способы сводки данных статистического наблюдения.

Способ разработки статистической сводки может быть централизованным и децентрализованным.

При централизованной сводке все данные сосредоточиваются в одном месте и сводятся по разработанной методике. При децентрализованной сводке обобщение материала осуществляется снизу доверху по иерархической лестнице управления, подвергаясь на каждом из них соответствующей обработке.

В условиях изменения форм хозяйствования, реальных рыночных отношений принципиально меняются -приемы осуществления сводки статистической информации:

1. Сокращается общегосударственная и отраслевая отчетность, а объем и разнообразие данных, связанных с рынком и коммерческой деятельностью в самих предприятиях и на других уровнях, возрастают. Происходит упорядочение способов получения, сводки и использования каждой единицы информации.

2. Развиваются такие источники данных, как выборочное обследование, единовременные учеты и другие пути получения необходимых сведений для управления коммерческими процессами, главным образом в низовых и средних звеньях отрасли.

3. Для координирующих, регулирующих целей, обеспечивающих пропорциональное территориально-отраслевое развитие всего общества, централизованная форма сводки будет совершенствоваться, изменяться по содержанию.

4. Методы и формы организации статистической отчетности как один из видов сводки предполагается дифференцировать с обязательным условием сводимости применительно к

социальным типам предприятий (государственным, в том числе арендным, акционерным, кооперативным и другим формам хозяйствования) с тем, чтобы в полной мере характеризовать становление многоукладное™ экономики, социальную структуру народного хозяйства, в том числе и торговли.

На современном этапе в связи с изменениями порядка сбора, обработки и выдачи информации, происходящими на основе создания автоматизированных рабочих мест с использованием ПК, соотношение в способах систематизации информации складывается в пользу децентрализованной сводки. Она преимущественно применяется в тех низовых звеньях, где был получен материал. В последующих разделах будут рассмотрены методики и приемы обобщения и систематизации данных, которые могут быть использованы в коммерческой деятельности.

Положив начало научной систематизации и обработке исходной информации, сводка и группировка статистических данных служат тем самым базой для осуществления всестороннего анализа и прогнозирования коммерческой деятельности на рынке товаров и услуг.