Основными нормативными актами, регулирующим вопросы создания и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, их отделений и филиалов (далее - “представительства”), являются ст.51-1 Гражданского кодекса Республики Беларусь (введена Законом Республики Беларусь от 03.05.2001 г. № 7-З) и Положение “О порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций”, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 929 от 22.07.1997 г., в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь № 325 от 12.03.2001 г. (далее - “Положение”).

Иностранные организации (далее - “инофирмы”), заинтересованные иметь на территории Республики Беларусь свои представительства, могут открыть их только с разрешения Министерства иностранных дел Республики Беларусь (аккредитующий орган).

В соответствии с вышеуказанным Положением представительства инофирм могут быть открыты в целях осуществления деятельности от имени и по поручению представляемой ими инофирмы, название которой указано в разрешении на открытие представительства. Цели, для достижения которых может быть открыто представительство, определены в новой редакции Положения в зависимости от того, является ли иностранное юридическое лицо, открывающее свое представительство, коммерческой или некоммерческой организацией.

Представительство иностранной коммерческой организации может быть открыто в целях:

- эффективного содействия реализации международных договоров Республики Беларусь о сотрудничестве в сфере торговли, экономики, финансов, науки и техники, транспорта, поиска возможностей для их дальнейшего развития, совершенствования форм этого сотрудничества, установления и расширения объема экономической, коммерческой и научно-технической информации;
- изучения товарных рынков Республики Беларусь;
- изучения возможностей для инвестиционной деятельности в Республике Беларусь;
- создания иностранных и совместных предприятий;
- содействия развитию торгово-экономических связей между странами;
- представления и защиты интересов коммерческой организации;
- продажи билетов и бронирования мест компаний авиационного, железнодорожного, автомобильного и морского транспорта;
- осуществления деятельности в других, в том числе общественно полезных целях, не запрещенных законодательством Республики Беларусь для этих представительств.

Представительства некоммерческих организаций могут быть открыты в целях:

- социальной поддержки и защиты граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовывать свои права и законные интересы;
- подготовки населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
- оказания помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, этнических, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
- содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, этнических и религиозных конфликтов;
- содействия укреплению престижа семьи в обществе;
- содействия защите материнства, детства и отцовства;
- содействия деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
- содействия деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
- содействия деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
- охраны окружающей среды и защиты животных;
- охраны и должного содержания зданий, иных объектов и территорий, имеющих историческое, культурное, культовое или природоохранное значение, и мест захоронения;
- в иных общественно полезных целях.

При этом выдача разрешения на открытие представительства в иных общественно полезных целях осуществляется Министерством иностранных дел по согласованию с заинтересованными государственными органами.

Представительства инофирм открываются на определенный период, указанный в разрешении на открытие, но, как правило, на срок не свыше трех лет. Этот срок может быть продлен Министерством иностранных дел Республики Беларусь по заявлению инофирмы (необходимо обратиться не позднее одного месяца до истечения срока действия разрешения), если цель открытия представительства выполнена не полностью и будет признано нужным такое продление.

Инофирма, заинтересованная в открытии своего представительства в Республике Беларусь, подает в Министерство иностранных дел Республики Беларусь (далее также МИД) письменное заявление с изложением в нем цели открытия представительства и других данных, относящихся к созданию и деятельности инофирмы. К заявлению должны быть приложены следующие документы:

- копии учредительных документов инофирмы, легализованные в установленном порядке;
- копия документа, подтверждающего государственную регистрацию инофирмы в уполномоченном органе страны заявителя (выписка из торгового реестра, сертификат о регистрации фирмы, и т.д.), легализованная в установленном порядке;
- решение уполномоченного органа управления фирмы об открытии представительства на территории Республики Беларусь, легализованное в установленном порядке;
- доверенность на Главу представительства, легализованная в установленном порядке;
- рекомендательное письмо банка, услугами которого пользуется инофирма, легализованное в установленном порядке;
- доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства, легализованная в установленном порядке;
- положение о представительстве;
- гарантийное письмо, выданное в Республике Беларусь, (копия договора аренды) относительно предоставления помещения под офис.

Если для открытия представительства по законодательству страны местонахождения инофирмы требуется особое разрешение государственных учреждений этой страны, то копия такого разрешения, заверенная в установленном порядке, также должна быть приложена к заявлению.

Все указанные документы представляются на одном из государственных языков Республики Беларусь - русском или белорусском, при этом перевод документов, исполненных на иностранном языке, должен быть заверен в установленном порядке нотариально либо дипломатическими или консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей.

За выдачу разрешения на открытие представительства и разрешения на продление деятельности представительства установлен сбор в размере:

- 2 000 (две тысячи) долларов США за выдачу разрешения на открытие представительства для инофирм ; 1 000 (одна тысяча) долларов США - на открытие представительств фирм - резидентов государств - участников СНГ;
- 1 000 (одна тысяча) долларов США за выдачу разрешения на продление срока деятельности представительства инофирм; 500 (пятьсот) долларов США - за продление срока деятельности представительств фирм - резидентов государств-участников СНГ.

Сбор уплачивается в свободно конвертируемой валюте через ОАО «Белинвестбанк» в безналичном порядке или вносится наличными на основании счета, выписанного МИД.

Представительство считается открытым и может осуществлять свою деятельность на территории Республики Беларусь с момента получения разрешения на его открытие. В течении 10 дней с даты выдачи разрешения представительство обязано предоставить в соответствующую территориальную инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь документы, необходимые для постановки на налоговый учет, а также зарегистрироваться в качестве плательщика обязательных страховых взносов и иных платежей в Фонд социальной защиты населения в районном (городском) отделе Фонда по месту расположения представительства.

Разрешение на открытие представительства теряет силу, если в течении шести месяцев с даты выдачи разрешения инофирма не воспользовалась правом на открытие представительства.

Деятельность представительства прекращается в следующих случаях:

а) в случае ликвидации инофирмы;
б) в случае прекращения действия заключенного международного договора, на основании которого открыто представительство, если это предусмотрено договором;
в) по решению инофирмы, открывшей представительство;
г) по решению суда в случае нарушения законодательства Республики Беларусь;
д) по решению МИД в случае нарушения представительством установленного Положением порядка деятельности.