По завершении рабочей поездки сотрудник компании обязан передавать бухгалтерскому отделу бумаги, подтверждающие факт гостиничного проживания. Требуется это для того, чтобы подтвердить факт расходования средств на пребывание в отеле, что нужно при формировании авансовой отчетности.

Один из вариантов получения таких документов – купить гостиничные чеки с подтверждением на doc-msk-1. Что именно потребуется специалистам бухгалтерии? Какие требования предъявляются к оформлению чеков?

Что говорит Трудовой Кодекс

Согласно ТК, организация обязана компенсировать командированному сотруднику все расходы, связанные с проживанием во время рабочей поездки. Компенсируемая сумма и документы, необходимые для подтверждения расходов, закреплены во внутреннем регламенте предприятия.

Официальные бумаги будут учтены при расчете налогов на прибыль, важно, чтобы все траты, касающиеся поездки, носили именно деловой характер. Работнику также рекомендовано сохранять квитанции об оплате такси, услуг общественного транспорта, проездные документы – все это не только пригодится бухгалтерии, но и позволит избежать личных трат.

В некоммерческих предприятиях руководители обязаны компенсировать расходы на проживание, ориентируясь на нормы федерального законодательства, ведь деятельность таких предприятий финансируется из бюджета. Установлены лимиты на гостиничное проживание, максимальная сумма – 3.5 тысячи рублей.

Оплата отеля в рабочей поездке: требуемая документация

По возвращении на основное место работы, специалист обязан предъявить счет о проживании бухгалтерскому отделу. Руководство может предоставить компенсацию как по факту прибытия, так и перед отправкой.

Все траты, связанные с гостиничными услугами, необходимо подтвердить чеками или иными отчетными документами. В счете фиксируется сам факт проживания, день прибытия и отъезда, реквизиты предприятия, цена номера, ФИО работника. Подлинность заверяется официальной печатью предприятия и подписью уполномоченного лица.

Допустимо включение в счет некоторых дополнительных услуг, например, питания, но компенсация предусмотрена не всегда. В большинстве случаев, все “излишества” сотрудник оплачивает из собственных сбережений.

За работником закреплена обязанность в течение трех суток после прибытия предъявить отчет, к которому приложен гостиничный счет. Корректное заполнение бланка предполагает наличие следующих данных:

• Полное (без сокращений) наименование гостиницы;
• Название регистра;
• Полный адрес (опять же, рекомендовано избегать сокращений для исключения двусмысленности трактовок);
• Официальная печать предприятия;
• Серия, номер документа.

Закон говорит, что в качестве официальных документов могут использоваться специализированные отчетные бланки, выпущенные типографскими методами, либо изготовленные иными методами, учитывающими законодательные положения. Отчеты в произвольной форме к рассмотрению не принимаются, даже при заверении печатями и подписями.

Что произойдет, если отчетные документы не представлены

Если на руках у командированного специалиста не оказалось нужных для подтверждения проживания бумаг, руководство имеет право подать запрос в гостиницу. Ответом отеля должна стать справка, где зафиксирован и факт проживания, и точные сроки, даты прибытия и выселения. Такая справка не может использоваться при подаче отчета в налоговую, однако, косвенно она является подтверждением расходов, ее допустимо применять как основание при определении итоговой расчетной суммы.